Le contenu du poste et le niveau de responsabilité du/de la secrétaire bureautique dépend du service et du type d’entreprise où il/elle exerce.
De façon générale, sa mission est polyvalente : gestion des tâches administratives (accueil, standard, courrier, saisie et mise en forme de documents sur ordinateur, classement, …), tenue des agendas et organisation de réunions ou déplacements. Il/elle peut aussi réceptionner les appels, accueillir les clients ou les visiteurs, prendre les messages et assurer une bonne communication entre les services. Compte-tenu des évolutions technologiques, il/elle doit s’adapter aux nouveaux outils collaboratifs du Web qui permettent de développer le travail bureautique et les échanges à distance.

Pré-requis : bac toutes disciplines confondues
Durée et organisation de la formation : 12 mois dont 04 mois de stage en entreprise.

Compétences acquises
— Assurer la gestion administrative du service
— Organiser et diffuser l’information
— Trier, classer et archiver les documents
— Recevoir, orienter et transmettre les appels téléphoniques
— Prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion
— Assurer l’interface entre le ou les managers et l’environnement de travail
— Tenir les agendas personnels et partagés
— Rédiger efficacement e-mails, lettres et notes, pour l’interne comme pour l’externe
— Communiquer avec aisance
— Maîtriser les logiciels de bureautique et communication
— Prendre en charge un dossier dans sa spécialité : commercial, communication multimédia, comptabilité-paie…

Métiers visés et débouchés
— Secrétaire polyvalent(e)
— Secrétaire assistant(e)
— Secrétaire administrative
— Secrétaire spécialisé(e)
— Secrétaire commerciale
— Secrétaire administrative et commerciale
— Assistante administrative
— Assistante polyvalente
— Assistante spécialisée

Programme de la formation

Module 1: Connaissances techniques
– Maîtrise du clavier – Acquisition des normes
– Communication écrite interne / externe
– Organisation du poste de travail – Classement efficace
– Prise de note rapide – Gestion du temps
– Accueil client physique et téléphonique
– Réalisation de documents standards et modélisation des documents
– Utilisation des logiciels de bureautique et communication : Windows – Word – Excel – PowerPoint – Outlook – Publisher

Module 2: Connaissances générales
– Expression écrite
– Calculs commerciaux

Module 3: Multimédia
– Collaborer en ligne : quels outils ? Dans quels cas et comment les utiliser efficacement ?
– Réaliser des présentations interactives (PowerPoint) ou des présentations dynamiques en ligne

Module 4: Comptabilité
– Maîtriser les fondamentaux de la comptabilité

Module 5: Commercial
– Développer un esprit commercial
– Comprendre les outils et méthodes d’organisation des contacts commerciaux ainsi que le vocabulaire spécifique

Module 6: Anglais
– S’exprimer en anglais dans un contexte international
– Pouvoir émettre et recevoir des appels en anglais

Module 7: Stage en entreprise